Riskienhallinta

Riskienhallinta, sisäinen valvonta ja sisäinen tarkastus

 

Riskienhallinta

Exel Composites Oyj:ssä riskienhallinta on integroitu yhtiön päivittäiseen päätöksentekoon ja toimintojen jatkuvaan seuraamiseen sekä puolivuosi- ja liiketoimintakatsausten sekä tilinpäätösten valmisteluun.

Hallitus ohjaa yhtiön riskienhallintaa riskienhallintapolitiikan avulla. Lisäksi hallitus tekee riskiarvioinnin osana puolivuosi- ja liiketoimintakatsauksiin sekä tilinpäätöksiin liittyvien asiakirjojen arviointi- ja hyväksymisprosessia. Myös yhtiön julkistamiin tulevaisuudennäkymiin liittyvät riskit arvioidaan.

Operatiivisten riskien hallinta ja seuranta ovat operatiivisen johdon keskeisiä tehtäviä. Riskejä arvioidaan kaikkien liiketoimintaa koskevien päätösten yhteydessä. Tämän lisäksi toimitusjohtaja ja muut johtoryhmän jäsenet seuraavat kuukausittain liiketoiminnan kehitystä sekä lyhyen ja pitkän aikavälin riskejä liiketoimintayksiköiden johtajien ja controllereiden esityksiin pohjautuen.

Exel Compositesin riskit voidaan jakaa strategisiin, operatiivisiin, taloudellisiin sekä suuronnettomuuksiin ja ympäristöriskeihin.

Strategiset riskit

Mitä tulee strategisiin riskeihin, yhtiö saa merkittävän osan liikevaihdostaan tietyiltä avainasiakkailta ja markkinasegmenteiltä. Siinä missä yhtiön tuotantokapasiteetti ja kustannusrakenne ovat suunnitellut kasvaville liiketoimintavolyymeille, näiden avainasiakkuuksien tai markkinasegmenttien negatiivinen kehitys saattaisi johtaa Exel Compositesin kannattavuuden heikkenemiseen. Yhtiö pienentää tätä riskiä läheisellä yhteistyöllä avainasiakkaidensa kanssa. Exel seuraa ja ennustaa päämarkkinoidensa ja samalla liiketoimintavolyymiensa kehitystä pystyäkseen mukauttamaan liiketoimintansa ja kustannusrakenteensa ennusteiden mukaisiksi. Lisäksi yhtiö kehittää jatkuvasti uusia tuotteita ja sovelluksia rajoittaakseen riippuvuuttansa yksittäisistä asiakkaista tai markkinasegmenteistä.

Strategisiin riskeihin liittyvät myös yritysostot, missä hyötyjen ja synergioiden toteutunut taso saattaa erota suunnitellusta.

Operatiiviset riskit

Merkittävimmät operatiiviset riskit liittyvät tuotekehitykseen ja myyntiin sekä tuotantoon. Exel Compositesin tuotevalikoima on hyvin laaja ja usein asiakaskohtaisesti räätälöity, mikä lisää tuotekehityksen ja tuotannon kompleksisuutta. Sellaisen tuotteen suunnittelu, valmistus ja myynti, joka ei vastaa asiakkaan kanssa sovittuja ominaisuuksia, saattaisi johtaa merkittäviin tappioihin ja vahingonkorvauksiin sekä vaikuttaa negatiivisesti yhtiön maineeseen. Läheinen yhteistyö asiakkaiden kanssa pienentää tätä riskiä. Lisäksi ammattitaitoisen henkilökunnan saatavuus ja tiedon pysyminen yrityksessä, itsekehitetyn teknologian suojaaminen, petokset, mahdolliset ihmisoikeus- tai muut Code of Conduct-rikkomukset yhtiössä tai yhtiön hankintaketjussa, keskeisten raaka-aineiden saatavuus ja hinnoittelu sekä onnettomuudet tai pitkäaikaisesta kemikaalialtistuksesta johtuvat terveysongelmat kuuluvat merkittäviin operatiivisiin riskeihin. Edellä mainituista yhtiön kannattavuuden kannalta kriittisiä ovat etenkin ammattitaitoisen henkilökunnan saatavuus ja tiedon pysyminen yrityksessä, itsekehitetyn teknologian suojaaminen, petosten havaitseminen ja niiltä suojautuminen, sekä keskeisten raaka-aineiden saatavuus ja hinnoittelu. Mahdolliset ihmisoikeus- tai muut Code of Conduct-rikkomukset tai merkittävät ihmisille tai ympäristölle haitalliset terveys- ja turvallisuusriskit voisivat toteutuessaan johtaa mainetappioihin, sanktioihin tai jopa vaikuttaa yhtiön toimintalupiin. Huolellisesti laaditut sopimukset, asianmukaiset liiketoimintaprosessit ja työnohjaus ovat keskeisessä roolissa operatiivisten riskien ja vahinkojen ennaltaehkäisyssä.

Rahoitusriskit

Rahoitusriskit koostuvat valuutta-, korko-, likviditeetti- ja jälleenrahoitusriskeistä sekä luotto- ja vastapuoliriskeistä. Valuutta- ja korkoriskejä hallinnoidaan pääasiassa erilaisilla suojausinstrumenteilla. Konsernin myyntisaamisia turvataan luottovakuutuksella.

Suuronnettomuudet ja ympäristöriskit

Suuronnettomuuksiin lukeutuvat tulipalon, tulvan, päästöjen tai kemikaalivuodon aiheuttamat omaisuusvahingot. Toteutuessaan ne vaikuttaisivat ensisijaisesti lähiympäristöön, mutta myös yhtiön liiketoimintaan ja tappioihin oman tai hankintaketjun liiketoiminnan keskeytyksistä johtuen. Ympäristöriskit voisivat toteutuessaan johtaa mainetappioihin, sanktioihin tai vaikuttaa yhtiön toimintalupiin. Exel Compositesin ensisijainen tavoite on onnettomuuksien aktiivinen ennaltaehkäisy ja yhtiön ympäristöohjelma perustuu tunnistettuihin riskeihin, lainsäädännöllisiin vaatimuksiin sekä sertifikaatteihin kuten ISO 9001, ISO 45001 ja ISO 14001. Ympäristöasioiden seurantaa ja mittausta suoritetaan kaikissa toimintayksiköissä. Toteutuessaan, ennakoivista toimenpiteistä huolimatta, suuronnettomuusriskien aiheuttamilta vahingoilta suojaudutaan pääasiallisesti vakuutuksin. Tämän tyyppisiä riskejä myös kartoitetaan säännöllisesti kolmansien osapuolten toimesta, jotka tekevät toimenpide-ehdotuksia riskien toteutumistodennäköisyyden pienentämiseksi.

Edellä mainituista riskeistä yksittäisten strategisten tai operatiivisten riskien todennäköisyyttä voidaan pitää suhteellisen korkeana. Kuitenkaan sellaisten yksittäisten riskien seuraamukset, toteutuessaan, eivät tyypillisesti ole merkittäviä. Yhtiön nykyisellä toimintamallilla, rahoitusriskien todennäköisyys on keskitasoa. Suuronnettomuuksien ja ympäristöriskien todennäköisyys on matala.

Sisäinen valvonta

Exel Composites Oyj on konsernin emoyhtiö. Se hallinnoi ja johtaa koko konsernin toimintoja. Päävastuu sisäisestä valvonnasta ja taloudelliseen raportointiin liittyvistä riskienhallintajärjestelmistä on yhtiön hallituksella. Exel Composites Oyj:n sisäisen valvonnan puitteet sekä sisäistä valvontaa koskevat tehtävät ja vastuut on määritelty hallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan politiikassa. Sisäinen valvonta on järjestetty säännönmukaisen johtamisen, raportoinnin ja läpikäyntien avulla.

Exel Compositesin taloudellisen raportoinnin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevan järjestelmän tarkoituksena on antaa riittävä varmuus taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta ja siitä, että tilinpäätös laaditaan sovellettavien lakien ja säädösten, yleisesti hyväksyttyjen laskentaperiaatteiden ja muiden pörssiyhtiöille asetettujen vaatimusten mukaisesti.

Exel Composites on laatinut controllerin käsikirjan (laskenta- ja raportointisäännöt), jota päivitetään säännöllisesti. Muita taloudellisen raportoinnin prosessiin liittyviä sisäisiä ohjeita ja sääntöjä ovat muun muassa liiketoimintaperiaatteet ja eettinen toimintaohje (Code of Conduct), korruption vastainen politiikka, valtuutus- ja allekirjoitusohje, rahoituksen ja kassanhallinnan ohjeet sekä luotonhallintaohje.

Konsernin talousosasto ylläpitää yhteistä tilikarttaa, jota käytetään kaikissa yksiköissä. Konsernin toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) ja asiakkuuksien hallintajärjestelmä (CRM) ovat käytössä useimmissa konsernin yksiköissä. Tytäryhtiöt toimittavat lukunsa konsernin raportointijärjestelmään konsolidointia varten. Raportoidut luvut tarkastetaan sekä tytäryhtiöissä että konsernilaskennassa.
Exel Composites Oyj:n konsernitilinpäätös on laadittu kansainvälisten tilinpäätösstandardien (International Financial Reporting Standards, IFRS) mukaisesti ja sitä laadittaessa on noudatettu 31.12.2019 voimassa olevia IFRS- ja International Accounting Standards (IAS)–standardeja sekä Standing Interpretations Committee (SIC)– ja International Financial Reporting Interpretations Committee (IFRIC) –tulkintoja. Konsernitilinpäätöksen liitetiedot ovat myös suomalaisen kirjanpito- ja yhteisölainsäädännön mukaiset.

Yhtiön kirjanpidon ja raha-asioiden asianmukaisen valvonnan järjestäminen on viime kädessä hallituksen vastuulla. Hallituksen työjärjestyksen mukaan hallitus hoitaa tarkastusvaliokunnan tehtäviä. Näihin tehtäviin kuuluu kirjanpidon ja taloudellisen raportointiprosessin valvominen, tilinpäätöksen tarkastaminen, sisäisen valvonnan menettelyjen tarkistaminen sekä yhteydenpito yhtiön tilintarkastajiin. Toimitusjohtaja vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallintaprosessien toteuttamisesta ja niiden operatiivisen tehokkuuden varmistamisesta. Toimitusjohtajan vastuulla on myös varmistaa, että yhtiön kirjanpitokäytännöt ovat lain mukaiset ja että talousasioita hoidetaan luotettavalla tavalla. Konsernijohto on antanut yksiköiden toiminnoista vastaavien henkilöiden tehtäväksi vahvistaa tarkemmat sisäistä valvontaa koskevat toimintaperiaatteet ja menettelyt. Johdolle ja työntekijöille on annettu asianmukaiset valtuudet ja vastuut, mikä tehostaa taloudellisen raportoinnin sisäistä valvontaa.

Exel Composites Oyj:n talouden ja liiketoiminnan kontrollit pitävät sisällään muun muassa hyväksyntiä, valtuutuksia, varmennuksia, täsmäytyksiä, kuukausittaisen liiketoiminnan seurannan, ja tehtävien eriyttämisen.

Taloudellisen raportoinnin osalta controllerin käsikirjassa vahvistetaan taloudellisen raportoinnin säännöt sekä konsernissa noudatettavat laskentasäännöt ja –menettelyt. Konsernin controller-toiminto auttaa liiketoimintayksiköitä ylläpitämään tarvittavia kontrolleja yhteistyössä liiketoimintayksiköiden omien controllereiden kanssa. Konsernin controller-toiminnon vastaa myös siitä, että ulkoinen taloudellinen raportointi on oikean sisältöistä, oikea-aikaista ja voimassa olevien säädösten mukaista.
 
Jatkuviin seurantatoimiin kuuluu muun muassa kuukausittaisten taloudellisten tulosten seuranta suhteessa budjettiin ja tavoitteisiin sekä sisäisten ja ulkoisten hankkeiden seuranta. Se, miten laajoja erilliset arviot ovat ja miten tiheään niitä tehdään, riippuu lähinnä riskiarviosta ja taloudellisten vaikutusten merkittävyydestä. Sisäisen valvonnan puutteet määritellään ja niistä ilmoitetaan ripeästi tahoille, jotka vastaavat korjaavien toimien toteuttamisesta, sekä tarvittaessa johdolle ja hallitukselle. Taloudellisten tavoitteiden ja liiketoiminnan muiden tavoitteiden toteutumista ja valvontaa seurataan konserninlaajuisen taloudellisen raportoinnin avulla sekä kunkin liiketoimintayksikön johdon säännöllisissä kokouksissa.

Lisätietoja taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on esitetty Selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

 

Sisäinen tarkastus

Konsernin tehokkaasti toimivan taloudellisen valvonnan ja controller-toiminnon vuoksi ei yhtiöllä ole erillistä sisäistä tarkastustoimintoa. Hallitus tai toimitusjohtaja voi määrätä Exel Compositesin controller-toiminnon tai ulkopuolisen toimittajan suorittamaan sisäisen tarkastuksen tehtäviä tarvittaessa.
 
Päivitetty 28.2.2020
Exel Composites Oyj, Vantaa head office, Mäkituvantie 5, FI-01510 Vantaa, Finland